Organizacja konferencji - Warszawa
2009-06-23 08:14:57
Otrzymałem w firmie kolejne trudne zadanie. Była to organizacja konferencji: Warszawa - miasto nowoczesnych technologii. Pracuję w firmie zajmującej się tworzeniem i sprzedażą nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Na konferencję miało być zaproszonych wielu znanych i cenionych naukowców oraz obecni i potencjalni kontrahenci. Organizator imprez ze mnie średni, postanowiłem więc znaleźć profesjonalną firmę, która wykona to zlecenie. Po wpisaniu w wyszukiwarkę: „organizacja imprez, Warszawa" wyświetliło się wiele przedsiębiorstw realizujących tego typu zlecenia. Każdy organizator imprez miał w swojej ofercie tak standardową usługę jak organizacja konferencji. Warszawa, jak się okazało jest pełna firm, które profesjonalnie zaplanują coś, co jeszcze niedawno było zmorą wielu menedżerów. Musiałem dokładnie zastanowić się, jakie przyjąć kryteria wybierając zleceniobiorcę. Organizator imprez tak dużych i prestiżowych powinien dysponować odpowiednio dużym i doświadczonym personelem. Nie należy zapominać o konieczności znalezienia odpowiedniego miejsca, gdyż organizacja konferencji (Warszawa została przez szefostwo uznana za najodpowiedniejsze miejsce) tej wielkości i rangi nie może odbyć się w losowym lokalu. Firma, której szukałem powinna także mieć możliwość zorganizowania ciekawych prezentacji i symulacji, z wykorzystaniem najnowszej techniki. Tego typu konferencja powinna zachwycać rozmachem. Postanowiłem spotkać się z jednym z przedstawicieli i dowiedzieć jak wygląda u nich organizacja imprez. Warszawa okazała się miejscem, gdzie firma ta dysponuje fantastycznym zapleczem logistycznym i jak zapewnił mnie przedstawiciel, są w stanie zorganizować konferencję choćby jutro. Byłem bardzo zadowolony przebiegiem negocjacji cenowych. Nie spodziewałem się, że organizacja imprez (Warszawa to w końcu najdroższe miasto w kraju) może być zorganizowana tak dobrze, przy tak racjonalnych kosztach. Bez problemu ustaliliśmy takie szczegóły takie jak: termin konferencji, czas trwania, liczba gości, jadłospis, ilość pracowników obsługujących imprezę. Miejsce realizacji zlecenia, duże centrum konferencyjne na obrzeżach miasta okazało się świetnym rozwiązaniem. Bardzo dobry dojazd i wysoki standard gwarantował zadowolenie uczestników. Najtrudniejszą decyzją do podjęcia został wybór charakteru części nieoficjalnej. Dzięki dobrej radzie przedstawiciela postanowiłem zorganizować bankiet z muzyką „na żywo".
Pozostaw swój komentarz